Case Sisconfirme

RPA – Automação de processos financeiros

"Fazíamos um trabalho de formiguinhas"

A Sisconfirme nasceu como uma startup para oferecer uma solução entre instituições de ensino e alunos que necessitavam fazer um processo de confirmação de frequência junto ao Sistec (Sistema Nacional de Informações da Educação Profissional e Tecnológica). No entanto, a forma de trabalho da Startup era morosa e gerava um grande desgaste da equipe envolvida, não atingindo os indicadores almejados.

Entrevistada
Marina Fraga | CEO da Sisconfirme

A Sisconfirme

Foi nesse cenário de busca de melhoria dos serviços prestados que a Sisconfirme encontrou a nScreen, que conseguiu solucionar a “dor” mencionada anteriormente e, assim, auxiliá-los na transformação digital dos seus processos de negócios.

Margem de lucro de mais de

70 %

+30 Clientes

+60 mil Alunos

+200 Parcerias

“Uma das startups que mais gerou receita para o grupo eMotion.”

A parceria deu tão certo que a Sisconfirme conseguiu atingir um percentual de crescimento dos seus lucros em torno de 70%, atendendo mais de 30 grandes clientes, conectando cerca de 60 mil alunos e gerando mais de 200 parcerias. A startup efetivamente conseguiu solucionar um problema comum entre as instituições de ensino ligadas ao Pronatec: a falta de confirmação da frequência dos alunos na plataforma do Sistec.

O Problema

"Todo o processo de extração de dados era manual."

A falta de confirmação de frequência mencionada, gerava perdas financeiras significativas para as instituições de ensino, pois estas não encontravam uma forma de solucionar este problema. No entanto, depois de muito conviver com o processo manual, a empresa começou a pensar em como poderia melhorar o processo de contato com os alunos, que, em sua maioria, ocorria através de SMS, o que não gerava um resultado efetivo.

Com a apresentação de todo o problema para a nScreen e, principalmente do resultado necessário a ser atingido, uma operação ágil e assertiva foi montada e as duas empresas começaram a pensar em conjunto na solução do desafio. A Sisconfirme apresentava o problema e a nScreen discutia como resolver e criar a solução. Foi por meio dessa junção que nasceu o então “Sistema de inteligência de integração”, um aplicativo que ligava o aluno e a base da instituição de ensino à base de dados do Sistec. Esse foi o grande diferencial na solução do problema.

A Solução

O que afetava a confirmação de frequência do aluno junto ao Sistec era justamente a dificuldade no acesso ao site, uma vez que o aluno tentava entrar pelo celular e o sistema não era responsivo e frequentemente apresentava indisponibilidade ou instabilidade, o que levava o aluno a desistir do processo de confirmação. Essa desistência prejudicava as instituições de ensino ligadas ao Pronatec, já que elas apenas recebiam do Governo Federal o pagamento das mensalidades após os alunos concluírem esse processo. Para resolver essa situação era necessário facilitar o processo de confirmação e incentivar os alunos. 

Facilitação do processo de confirmação

Um dos pontos principais para resolver esse problema era facilitar através do atendimento personalizado a jornada do usuário/aluno no processo de confirmação de sua frequência. Isso foi feito através do sistema inteligente de atendimento integrado com a plataforma do MEC. Essa integração permitia que o atendente orientasse o aluno realizar a confirmação dos meses que realmente deveria ser confirmados. Através de uma ação automatizada de RPA (bot/robô), o sistema verificava diariamente quais confirmações haviam sido feitas. Esse processo de RPA era responsável por realizar várias etapas de navegação e cliques necessários dentro do Sistec com o acesso da instituição.

Comunicação com os alunos

Mesmo com o processo de confirmação de frequência facilitado, ainda era necessário realizar campanhas de incentivo e atendimento aos alunos, motivando-os a conhecer e a utilizar a nova ferramenta de forma recorrente. Além disso, o foco das campanhas deveria ser os alunos com maior número de frequências não confirmadas, já que estes eram os que proporcionariam um melhor resultado financeiro à instituição.

Para essa tarefa, foi necessário buscar os dados dos alunos nas instituições, processar e classificar tais dados para assim traçar a estratégia mais eficiente. Para facilitar a importação desses dados foram desenvolvidos processos de RPA, como ETLs (Extract, Transform, Load), responsáveis por buscar, transformar e carregar na base de dados do sistema as informações vindas da instituição, além dos bots/robôs, responsáveis por extrair as informações necessárias e também enviá-las para o banco de dados.

Controle dos atendimentos

Com a demanda de atendimento aumentando cada vez mais, manter o controle de quais alunos foram contatados e gerenciar seus dados, mantendo a segurança e organização da informação, era um desafio cada vez maior. O atendimento foi executado em vários níveis diferentes: primeiro, utilizando o WhatsApp e, caso não tivesse sucesso, o trabalho evoluía para ligações, sendo que cada um dos atendentes recebia uma lista diária com os alunos que deveriam ser contatados.

Para resolver este problema, foi desenvolvido uma plataforma de CMS, na qual os dados e confirmações dos alunos eram centralizados, permitindo a organização da equipe e facilidade na gestão da operação. Esta plataforma foi desenvolvida para WEB e permitia a distribuição automática e manual das listas, sendo que os dados recebidos por ela eram enviados pelas instituições.

Análise de relatórios financeiros

Periodicamente eram avaliados os resultados das estratégias adotadas nas operações por meio de relatórios financeiros. Essas informações serviam para tomada de decisões, tanto para a Sisconfirme, quanto para as instituições de ensino. Estes relatórios eram computados de acordo com as rotinas diárias de RPA, extraindo quais frequências foram confirmadas e suas respectivas datas. Estes dados também eram cruzados com o relatório financeiro do governo, servindo de base comparativa para as instituições entre o que foi confirmado e o que a federação efetivamente informava.

Os valores recebidos eram muito importantes para as metas da Sisconfirme junto às instituições de ensino, já que a startup receberia bônus caso as mesmas fossem batidas. Além disso, os valores recebidos também alimentavam a solução de BI (Business Intelligence), com o objetivo de otimizar a distribuição de alunos para os atendentes, possibilitando assim o aumento da confirmação das frequências em aberto. Para executar essa tarefa, foi necessário desenvolver robôs que extraiam dados e carregavam informações diariamente em nossa base de dados financeira da solução desenvolvida.

Assertividade

Design thinking e Dual Track

Para entender todo o problema (desafio) e conseguir estruturá-lo de uma forma que nós conseguíssemos propor uma solução, utilizamos dois de nossos produtos ofertados, um squad inteligente de Design Thinking e um de Implementação.

Na etapa de Design Thinking prototipamos e entendemos mais a fundo quais seriam as definições arquitetônicas para o projeto, com isso conseguimos aumentar o entendimento do problema e sermos mais assertivos na solução.

Na etapa de implementação, utilizamos uma metodologia chamada Dual Track. Esta metodologia ágil consiste em separar o desenvolvimento em duas trilhas, uma em paralelo à outra, conhecidas como Discovery e Delivery. A track de Discovery, que sempre começa um sprint antes da track de Delivery, tem o objetivo de efetuar refinamentos das telas e levantar informações inerentes às histórias priorizadas na sprint, visando entregar as informações necessárias para os desenvolvedores da track de Delivery.

Desta forma somente era implementado aquilo que foi planejado anteriormente, evitando assim retrabalho e ociosidade da equipe técnica, mitigando o risco de eventuais imprevistos no projeto.

O “pulo do gato” foi estruturar todo o processo de entendimento do problema, da montagem do negócio, da estruturação técnica, da definição de base e do processo de atendimento, desde a venda até o atendimento do aluno.Foi assim que a nScreen auxiliou a Sisconfirme a se tornar uma startup mais inteligente e digital, garantindo a confirmação de frequência através de dispositivos móveis e com a gestão online.

Oportunidades

"É possível utilizar essa solução para outros clientes. "

O resultado proporcionado pelo Web App desenvolvido deu tão certo que mesmo depois de encerrado o processo de confirmação por parte do Governo, o aplicativo com alguns ajustes e parametrizações pode ser utilizado em novas demandas de outros clientes da Startup. A Sisconfirme, através de processos automatizados (RPA) desenvolvidos pela Nscreen, fornece agilidade para qualquer instituição que necessite de assistência no processo de contato com o cliente. Isto permite o controle e gestão da base e a elaboração de estratégias mais assertivas de comunicação, De forma resumida, a Nscreen utilizou dos seus principais pilares: tecnologia, visão data-driven e inteligência aplicada à operação.

A nScreen

A Nscreen, que se posiciona como um estúdio de desenvolvimento de soluções digitais com foco nos resultados almejados por seus cliente, disponibiliza para o mercado Squads como serviços especializados em Design Thinking, desenvolvimento de aplicativos, integrações, plataformas, automação de processos com o uso de robôs (RPA), soluções que envolvem IoT (Internet das Coisas) e Big Data.

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